هل سئمت من كثرة الاجتماعات وتشعر ان أغلبها مجرد مضيعة للوقت وبلا فائدة، وأنك أصبحت أسير لها ؟

   إليك طريقة التخلص منها والاستمرار في تأدية عملك:

   اكتشف “آيان هيوز” أن نصف الاجتماعات التي حضرها كانت مجرد مضيعة للوقت، لذلك أعاد كتابة القواعد المتعلقة بحضوره للاجتماعات، فرتب أحد الأشخاص لعقد اجتماع في شركة “كونسيومر انتيليجينس” للأبحاث، وجعل قسم المعلومات يشرح لكل شخص يدعى لاجتماع، لماذا عليه أن يحضر؟، كما أن أي شخص يمكنه ترك الاجتماع والانسحاب منه إذا شعر بأنه غير منتج، ولا يترتب عليه نتائج عملية. فلا يوجد شيء اسمه اجتماعات إلزامية. يقول “هيوز” من مكتبه في “بريستول”: “كل الاجتماعات في هذه الشركة أصبحت اختيارية”. مسألة فكر يعترف” هيوز” أن هذا الانتقال إلى وضع يكون فيه يوم العمل أكثر إنتاجية لم يكن بالأمر السهل، فقد احتاج عدد من المديرين لبعض الوقت لكي يستوعبوا الخطة التي وضعها قبل ثلاث سنوات.

   ويقول إن خطته زادت من الإنتاجية وحسنت من الثقافة السائدة داخل مكان العمل: “هل يوجد أي فائدة لاجتماع طويل في الوقت الذي يمكن للبريد الالكتروني أن يفي بالغرض؟” لقد كان يخوض كفاحاً ضد مشكلة تجتاح معظم مكاتب العمل، فالمديرون يقضون ثلث وقتهم في الاجتماعات، وقد أثبتت الدراسات أن كثيراً منها كان مضيعة للوقت وبلا أي فائدة.

   ويقول “رالف ويتزل” أستاذ الإدارة والتنظيم في جامعة “فليريك” في بلجيكا: “يبدو أن عدد الاجتماعات التي تعقد كل أسبوع، أو كل يوم، في ازدياد، ولم يعد الموظفون يطيقونها، والمشكلة هي أن المديرون لا يعرفون السبيل إلى تغيير ثقافة الاجتماعات تلك”. ويضيف “ويتزل” أن الاجتماعات المتواصلة عادة يدعو إليها المديرون غير الواثقين من إدارتهم للعمل، فالمسؤولون الذين يعتقدون أنهم فقدوا السيطرة، ولا يثقون في موظفيهم، عادة يدعون إلى اجتماعات متعددة للإشراف على كل كبيرة وصغيرة، وهكذا تصبح قاعة الاجتماعات المكان الوحيد الذي يتواصل فيه المديرون مع موظفيهم، وهو ما يعتبر طريقة بائسة في حل المشكلات.

   يقول “بلير بالمر” المدير التنفيذي لإحدى مؤسسات الاستشارات الإدارية قرب لندن: “هؤلاء المديرون الذين عادة ما ينتقلون من اجتماع لآخر، طوال اليوم، لا يقومون بشيء عملي (منتج)، نحن مدمنون تماماً على الاجتماعات، إذا لم نذهب إلى اجتماع فإننا نتساءل ماذا عسانا أن نفعل إن لم نعقد اجتماعاً”. وسائل بديلة هناك وسائل سهلة لحل هذه المشكلة، تحتاج إلى تعلم كيف تفوض غيرك، وتدع الموظفين يبتكرون حلولاً من تلقاء أنفسهم، وادعو الأشخاص المهمين الأساسيين إلى الاجتماعات المهمة فقط، وتأكد من أن جميع الحضور يفهمون الغاية من الاجتماع، ألا وهو الوصول إلى #قرار بخصوص الموضوع قيد البحث في الاجتماع. يقول بالمر: “نعقد الاجتماع تلو الاجتماع بحثاً عن إجابة، ثم نتخذ القرار الذي كنا نعرف سلفاً أننا سنقوم باتخاذه، وبدلاً من ذلك عليك أن توضح منذ الاجتماع الأول أنه لا بد أن يتخذ قرار في نهاية الساعة الأولى من الاجتماع”.

   فيما يتعلق بالاجتماعات المنتظمة، أي تلك التي يعقدها قسمك كل يوم أو كل أسبوع، فكر فيما إذا كانت هذه الاجتماعات تضيف شيئاً ذا قيمة للشركة أو الجهة التي تعمل فيها، وفكر أنك يمكن أن تفعل الشيء ذاته بإرسال إيميل سريع أو اتصال هاتفي، الأفضل من ذلك، فوض الموظفين لاتخاذ قراراتهم بأنفسهم.

   وكما يقول “بالمر” فان فن الاجتماعات المنتجة والطريقة التي تفهم بها الاجتماعات، هي التي ينتج عنها اجتماعات أقل رسمية، و أقل حاجة لحضور المسؤولين، وتكون أسرع بشكل عام، وهنا بالضبط يكمن التعاون الحقيقي. هذا بالضبط ما فعله “ديفيد هيل” قبل أربعة شهور في شركته التي تتخذ من “سان فرانسيسكو” مقراً لها، فقد لاحظ أن فريق الهندسة التابع للشركة يعقد اجتماعه وجميع الحضور وقوف على أقدامهم، ولا يستغرق الاجتماع أكثر من 15 دقيقة، مع طرح بعض التحديثات السريعة، وهدف الاجتماع هو أن يقول كل مشارك ما الذي قام به في اليوم السابق، وما الذي يقوم به اليوم، وما هي العقبات التي تعترض عمله. يقول “هيل”: “لدينا مكتباً مفتوحاً، لا يوجد حواجز أو جدران بين الموظفين، ولذلك فالاجتماع يعقد بجوار مكتبي تماماً، وأنا أنظر إلى ذلك، وأقول: نعم، لا شك أن هذه الطريقة فعالة”.

   وقد اعتاد فريقه الإداري على عقد ثلاثة اجتماعات أطول كل أسبوع. الآن، يعقدون جلسة تخطيط طويلة واحدة كل يوم اثنين، واثنتين أقصر منها وهم وقوف على الأقدام، كما يفعل فريقه الهندسي. هذه الطريقة شجعته على إلغاء الاجتماعات الدورية المجدولة وغيرها من الاجتماعات التي تبحث في قضايا يمكن حلها عبر البريد الالكتروني. اجتماعات أقل يعني أن المديرين أقل تدخلاً في تفاصيل العمل، ويقول “هيل” إن ذلك يؤدي إلى #الابتكار، ويضيف: ” عندما تتلقى مفاجآت إيجابية عندما يأتي إليك فريق العمل من موظفيك بأفكار جيدة لم تخطر ببالك، فمعنى ذلك أنك #مدير_ناجح”. والأفضل من ذلك كما يقول” هيوز”: تقليل عدد الاجتماعات لا يؤدي فقط إلى عدم شغل وقت المديرين، لكن يساهم في تغيير الثقافة السائدة، حيث ينبغي ألا يضيع المديرون جهودهم في التركيز على ما يدور في الغرف فيما بينهم، وليكون التركيز على إنجاز المهام والعمل.

   الموضوع الأصلي بعنوان :”Sick of meetings? Ditch them” موقع BBC Capital.

   المصدر والترجمة : مدونة سليمان البطحي